10 טיפים לבניית נציגות מנצחת
פרויקט התחדשות עירונית הוא תהליך ארוך ומורכב. תחילתו של התהליך ברוב המקרים מחזון של כמה בעלי דירות באופן וולנטרי שסוחפים אחריהם את יתר בעלי הדירות כדי לעשות שינוי בבניין שלהם.
מכאן עולה כי קיימת חשיבות רבה בבחירת הנציגות והבנת גדר סמכויותיה, החל מהשלבים הראשונים של הפרויקט ועד לסיומו.
להלן 10 כללי ברזל שיאפשרו להם לנווט את הספינה במים הגועשים שלה אל חוף מבטחים.
הבינו את תפקידכם: תפקידי הנציגות וסמכויותיה בשלב הטרום חוזי, חשובים ביותר להצלחתו של התהליך. עיקר תפקידה של הנציגות בשלב זה הוא במתן מעטפת ארגונית יעילה ונכונה לתהליך הדרוש לשם התקשרות בהסכם עם היזם ובראש ובראשונה מינוי עו"ד ומפקח בניה ובהמשך להיות הגורם המקשר בין כל הגורמים. הנציגות אינה מוסמכת לחתום בשם בעלי הדירות על ההסכם שיגובש, ולכל בעל דירה תהא האפשרות לבחון את ההסכם על כל ההסדרים הכלולים בו.
לחברי הנציגות יש מנדט לפעול לשם קידום העסקה בשם כלל הבעלים, ובכלל זה לרכז הצעות לביצוע הפרויקט, לבחון את היזמים המציעים, לנהל מו"מ ראשוני ולהציג בפני כלל הבעלים את ממצאי הבדיקות שערכו חברי הנציגות לרבות המלצתם לגבי היזם עמם, וכן סמכויות לנציגות לאיתור ובחירה של אנשי מקצוע ויועצים (עו"ד, מפקח, אדריכל) הדרושים לבעלים לקידום העסקה.
קבלו הסמכה בכתב: ערכו כנס בעלי דירות וקבלו מנדט רחב מהבעלים לפעול כנציגות. יש לקבוע בכתב ההסמכה הוראות רחבות ביחס לבחירת בעלי מקצוע, בחינת יזמים וסינון ההצעות שלהם. לשם כך יש להחתים את כלל הבעלים על כתב הסכמה לפיו מצהירים הבעלים על רצונם העקרוני בפרויקט, וכן על מינוי חברי הנציגות לפעול בשמם כאמור לעיל, מבלי שתינתן לנציגות סמכות להתקשר בשם הבעלים בעסקה עם יזם כלשהו.
הגבילו סמכויותיכם לאחר חתימת ההסכם עם היזם: בדרך כלל, לאחר שההסכם גובש תפקיד הנציגות מצטמצם והיא למעשה משמשת כצינור המקשר בין הבעלים ליזם. המידע ככלל זורם בראשיתו אליה וממנה לבעלים. לעיתים קרובות תוקנה לנציגות סמכות מוגבלת בנושא הארכת מועדים ובנושאים נוספים הקשורים בביצוע ההסכם, אך ברגיל סמכויות אלה יוגבלו לנושאים משניים, ואין לתת בידי הנציגות את הכוח והסמכות לגרוע מהתמורות להם התחייב היזם כלפי הבעלים.
בקשו לקבל חסינות: בהינתן כי הנציגות פועלת כגוף וולונטרי שאינו גוף מקצועי, ובשים לב לתפקידיה וסמכויותיה של הנציגות כמתואר לעיל, יש להגן על הנציגות מפני תביעה בגין פעולותיה ותפקידה כנציגות, ולכלול גם בכתב מינוי הנציגות וכמובן בגוף ההסכם הוראת חסינות המונעת הגשת תביעה כנגד הנציגות, למעט במקרים קיצוניים ביותר של מעילה באמון ופעולה חסרת תום לב.
היו מחוייבים: הליך תמ"א דורש משאבי זמן רבים ומחויבות גדולה מאד מצד נציגי הדיירים. אם אינכם מסוגלים להתחייב לתהליך פנו את מקומכם לנציג פנוי יותר.
מומחיות: רצוי שהנציגות תהיה מורכבת מדיירים בעלי מומחיות שונה שיכולים לתרום לתהליך גם מבחינת ידע. לדוג' אם יש בבניין אדריכל כדאי שהוא יהיה שותף בנציגות. כן יש לחלק ביניכם את העבודה כך שאחד מכם אחראי על הקשר עם הדיירים, והאחרים ידאגו להיבטים הנדסיים ומשפטיים. ככל שהמתחמים גדולים יותר – לדוג' מתחמים של 120 דיירים שהנציגות בהם היא כ- 24 דיירים, רצוי לקבוע חלוקה בתוך הנציגות. לדוג' תת נציגות אחת תפעל מול היזם בפאן המסחרי/מפרטי.
תת נציגות שניה בנושאים המשפטיים, תת נציגות שלישית בנושאי הדיירים...
שלושה בסירה אחת: יש לקבוע מספר סביר של נציגים ועדיף מספר אי זוגי כדי שבמקרה של חילוקי דעות הרוב יכריע. בבניין בן 16 דיירים יש לקבוע 3 נציגים לכל היותר וכיוב'.
טיפוסים: בנוסף יש לקבוע הרכב נציגות שייצג נאמנה את הרכב הבעלים- לדוג' אם קיימים מספר טיפוסי דירות – דירות גדולות, דירות מושכרות, דירות קרקע וכו', יש לנסות שלכל טיפוס דירה יהיה נציג כי לעיתים האינטרסים בין טיפוסי הדירות שונים.
ששש: אל תהיו שושואיסטים. הקפידו על עקרון שלושת השינים : שקיפות, שוויון, שיתוף. פעולה נכונה על פי עקרון שלשות הש"ינים - תניב שי"ן נוסף: וייתן לכל המעורבים בתהליך שקט.
דווחו: יש להקפיד על דיוור ודיווח אחת לתקופה ובכל מקרה בכל צומת רלבנטית וחשובה (לדוג' דיווח על בחירת עו"ד, מפקח וכו').
תנו אמון בבעלי המקצוע: החלטתם להתקשר עם בעלי המקצוע וחתמתם על חוזה איתם. תנו בהם אמון. חשדנות תעכב את הפרויקט